Οδηγίες ρύθμισης προγράμματος αλληλογραφίας MS Outlook 2000
Οδηγίες ρύθμισης προγράμματος αλληλογραφίας
MS Outlook 2000
Διαφορές των προγραμμάτων Microsoft Outlook 2000 και Outlook Express
Δύο δημοφιλή προγράμματα αλληλογραφίας για λειτουργικά συστήματα Windows είναι το Outlook Express και Outlook. Προτού αποφασίσει ένας χρήστης ποιο από τα δύο προγράμματα θα χρησιμοποιήσει, θα πρέπει να γνωρίσει τις βασικές διαφορές τους. Σε γενικές γραμμές θα μπορούσαμε να πούμε ότι το Outlook Express χρησιμοποιείται από μεμονωμένους χρήστες (home users), ενώ το Outlook από επαγγελματίες (business users).
To Outlook Express είναι ένα πρόγραμμα αλληλογραφίας το οποίο χρησιμοποιείται από μεμονωμένους χρήστες. Περιλαμβάνεται στους φυλλομετρητές της οικογένειας Microsoft Internet Explorer στα λειτουργικά συστήματα Windows.
Το Microsoft Outlook είναι ένα πρόγραμμα αλληλογραφίας το οποίο χρησιμοποιείται από χρήστες, οι οποίοι επιθυμούν πλήρη συνεργασία μεταξύ του προγράμματος αλληλογραφίας, χρήση ημερολογίου και διαχείριση επαφών και εργασιών, καθώς και προγραμματισμό συσκέψεων και συναντήσεων. Πρόκειται για μια αυτόνομη εφαρμογή η οποία είναι ενσωματωμένη στο Microsoft Office και τον Exchange Server.
Εγκατάσταση του Microsoft Outlook
To Microsoft Outlook διαθέτει 3 τρόπους εγκατάστασης:
- Μόνο Internet (Internet Mail Only -IMO)
- Εταιρεία ή Ομάδα Εργασίας (Corporate or Workgroup - CW)
- Χωρίς E-mail (No E-mail)
Κατά την εγκατάσταση του, το πρόγραμμα προσπαθεί να εντοπίσει ποιους από τους 3 τρόπους ταιριάζει στην περίπτωση του χρήστη. Π.χ αν ο χρήστης αναβαθμίζει το Outlook Express, Τότε το Microsoft Outlook θεωρεί αυτομάτως ότι η σωστή επιλογή είναι η “Μόνο Internet”(Internet Only). Αντίθετα αν ο χρήστης αναβαθμίζει το Microsoft Exchange Server, τότε η σωστή επιλογή είναι η “Εταιρεία ή Ομάδα Εργασίας”(Corporate or Workgroup).
Χρησιμοποιείτε την επιλογή “Μόνο Internet”: Όταν χρησιμοποιείτε modem για να συνδεθείτε μέσω τηλεφώνου με κάποια υπηρεσία παροχής Internet και δεν είστε συνδεδεμένοι μέσω τοπικού δικτύου (LAN) σε κάποιο server. Με την επιλογή αυτή οι υπηρεσίες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είναι : σύνδεση με πολλαπλούς λογαριασμούς, καθώς και χρήση υπηρεσιών καταλόγου μέσω Internet όπως Bigfoot,Verisign, Infospace, WhoWhere κ.τ.λ.
Χρησιμοποιείτε την επιλογή “Εταιρεία ή Ομάδα Εργασίας ”: Όταν εργάζεστε σε τοπικό δίκτυο, το οποίο χρησιμοποιεί διακομιστή Microsoft Exchange Server. Οι υπηρεσίες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είναι : Internet E-mail, Microsoft Exchange Server, Microsoft LDAP Server, Microsoft Fax, Microsoft mail, Βιβλίο διευθύνσεων του Outlook, Προσωπικό βιβλίο διευθύνσεων, και χρήση Προσωπικών φακέλων.
Επιλογή “Χωρίς E-mail”:Οι επιλογές ”Χωρίς E-mail” και ”Μόνο Internet”, είναι ουσιαστικά οι ίδιες , με την διαφορά ότι στην πρώτη περίπτωση δεν έχει εγκατασταθεί mail λογαριασμός. Στην περίπτωση αυτή, αρκεί να προσθέσουμε έναν λογαριασμό.
Αν το πρόγραμμα είναι ήδη εγκαταστημένο στον υπολογιστή σας, και θέλετε να πληροφορηθείτε σχετικά με τον τύπο της εγκατάστασης του, πηγαίνετε στο μενού “Βοήθεια” και επιλέγετε “Πληροφορίες για το “Microsoft Outlook”. Π.χ. στην εικόνα 1 φαίνεται ότι η εγκατάσταση που υπήρχε ήταν “Μόνο Internet”
Αφού εγκαταστήσετε το Outlook 2000, θα πρέπει να εγκαταστήσετε έναν λογαριασμό αλληλογραφίας. Όταν το πρόγραμμα του Outlook τρέξει για πρώτη φορά στον υπολογιστή σας, εμφανίζει ένα παράθυρο, το οποίο σας ζητάει πληροφορίες προκειμένου να δημιουργήσει τον λογαριασμό. Στην παρακάτω οθόνη (εικόνα 2) πατάτε Επόμενο, και στην συνέχεια επιλέγετε το είδος της εγκατάστασης που επιθυμείτε (Μόνο Internet - Εταιρεία ή Ομάδα Εργασίας).
Εάν θέλετε να εγκαταστήσετε λογαριασμό “Μόνο Internet” τότε στην εικόνα 3 επιλέγετε “Μόνο Internet”, και πατάτε στο κουμπί Επόμενο. Στη συνέχεια ακολουθείτε τις οδηγίες εγκατάστασης λογαριασμού "μόνο internet".
Αντίθετα αν θέλετε να εγκαταστήσετε λογαριασμό “Εταιρεία ή Ομάδα Εργασίας” τότε επιλέγετε “Εταιρεία ή Ομάδα Εργασίας”, και πατάτε στο κουμπί Επόμενο. Στη συνέχεια ακολουθείτε τις οδηγίες εγκατάστασης λογαριασμού "ομάδας εργασίας".
Προσοχή: Συνίσταται να κάνετε εγκατάσταση λογαριασμού "Εταιρείας" ή "Ομάδας Εργασίας". Συνεπώς, πηγαίνετε απευθείας στην παράγραφο 2.2. (Η παράγραφος 2.1 περιλαμβάνεται για ενημερωτικούς λόγους)
Εγκατάσταση λογαριασμού "Μόνο Internet"
1. Συμπληρώνετε το όνομα σας
2. Γράφετε την e-mail διεύθυνση σας. Π.χ Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε.
3. Συμπληρώνετε στα 2 πλαίσια, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.
!! ΠΡΟΣΟΧΗ !!
-
Για χρήστες εντός Πανεπιστημίου και χρήστες dialup στο Πανεπιστήμιο Αιγαίου, ο διακομιστής εισερχόμενης αλληλογραφίας είναι οpop3.aegean.gr και ο διακομιστής εξερχόμενης αλληλογραφίας είναι ο smtp.aegean.gr.
-
Για χρήστες του προγράμματος ΔΙΟΔΟΣ, ο διακομιστής εισερχόμενης αλληλογραφίας είναι ο edudsl-smtp.aegean.gr και ο διακομιστής εξερχόμενης αλληλογραφίας είναι ο edudsl-smtp.aegean.gr.
-
Για τους υπόλοιπους χρήστες πρόσβαση μέσω POP3 στα emails μπορούν να έχουν (για λόγους ασφαλείας) μόνο εφόσον συνδεθούν έμμεσα στο δίκτυο του πανεπιστημίου Αιγαίου μέσω της υπηρεσίας VPN, οπότε στην συνέχεια ισχύουν οι διακομιστές της πρώτης περίπτωσης
4. Συμπληρώνετε το όνομα του λογαριασμού σας και τον κωδικό σας. Π.χ, ο χρήστης με mail Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε., θα έχει ως account name, το user.
5. Επιλέγετε να συνδεθείτε μέσω του τοπικού δικτύου (αν βρίσκεστε εντός του Πανεπιστημίου), όπως δείχνει η παρακάτω εικόνα. Αν συνδέεστε από το σπίτι, τότε επιλέγετε το πρώτο.
6. Πατάτε το κουμπί Finish.
Εγκατάσταση περισσότερων λογαριασμών (του ίδιου χρήστη)
Σε περίπτωση που θέλετε να δημιουργήσετε περισσότερους από έναν λογαριασμούς για τον ίδιο χρήστη:
1. Στο μενού Εργαλεία , επιλέγετε Λογαριασμοί.
2. Από τη καρτέλα Mail, πατάτε το κουμπί Add, και στην συνέχεια επιλέγετε Mail.
Στην συνέχεια, ακολουθείστε τα βήματα 1 έως 6 της προηγούμενης παραγράφου.
Εγκατάσταση Λογαριασμού: “Εταιρεία ή Ομάδα Εργασίας”
1. Στο παράθυρο που εμφανίζεται, επιλέγετε τις υπηρεσίες πληροφόρησης που θα χρησιμοποιήσετε. Μια από τις δύο ή και τις δύο. Αρχικά ας υποθέσουμε ότι επιλέγετε μόνο τον Microsoft Exchange Server
2. Στο επόμενο παράθυρο, δίνετε το όνομα του server (hermes2), και το δικό σας username. Π.χ αν η διεύθυνση σας είναι η: Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε., τότε στο πεδίο Γραμματοκιβώτιο θα γράψετε: user
3. Στο παράθυρο αυτό δίνετε συνήθως την επιλογή “Όχι”, και πατάτε “Επόμενο “
4. Πατάτε “Τέλος”.
Σε περίπτωση που επιθυμείτε να χρησιμοποιήσετε και την υπηρεσία «Ηλεκτρονική Αλληλογραφία Internet», επιλέγετε και αυτή την υπηρεσία στην Εικόνα 12 στο πρώτο βήμα και μετά το βήμα 3 ακολουθείτε τα παρακάτω:
1. Πατάτε στο κουμπί “Ρύθμιση λογαριασμού αλληλογραφίας”
2. Στην καρτέλα General συμπληρώνετε τα πεδία Mail Account, Name και E-mail address.
3. Στην καρτέλα Servers συμπληρώνετε τα 2 πρώτα πεδία όπως φαίνεται στην παρακάτω οθόνη.
Εικόνα 18
4. Στην καρτέλα Connection επιλέγετε τον τρόπο με τον οποίο συνδέεστε.
5. Στην καρτέλα Advanced επιλέγετε κατά πόσο θέλετε να μένει ένα αντίγραφο των μηνυμάτων σας στον server.
Προσοχή: Η επιλογή αυτή είναι ιδιαίτερα σημαντική. Εάν δεν επιλέξετε αυτό το πεδίο τότε θα συμβεί το εξής: Π.χ θα κατεβάζετε την αλληλογραφία σας σε έναν υπολογιστή στο Πανεπιστήμιο, και αργότερα όταν επιχειρείτε να δείτε τα ίδια μηνύματα από υπολογιστή στο σπίτι, δεν θα μπορείτε. Συνεπώς, πρέπει να μένει ένα αντίγραφο τους στον server.
6. Επιλέγετε τη διαδρομή όπου θα αποθηκευτούν οι προσωπικοί σας φάκελοι. Μπορείτε να κρατήσετε την προτεινόμενη ή να ορίσετε ένα άλλο κατάλογο.
7. Πατήστε Τέλος.
2.3 Εγκατάσταση προφίλ για περισσότερους χρήστες
Κατά την εγκατάσταση του Outlook, το πρόγραμμα Εγκατάστασης αναζητά το προφίλ χρήστη — εάν δεν έχετε προφίλ χρήστη, το πρόγραμμα Εγκατάστασης δημιουργεί ένα προφίλ για εσάς. Το προφίλ χρήστη είναι μια ομάδα ρυθμίσεων που ορίζει πώς θα εργαστείτε με το Outlook. Για παράδειγμα, το προφίλ χρήστη μπορεί να καθορίζει ότι θα αποστέλλετε και θα λαμβάνετε μηνύματα με τη σύνδεσή σας στο Internet ή ότι δεν θα χρησιμοποιείτε καθόλου ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και θα έχετε ένα αρχείο προσωπικών φακέλων. Για να αποστείλετε, να αποθηκεύσετε και να λάβετε μηνύματα και στοιχεία του Outlook και για να καθορίσετε πού θα αποθηκεύονται οι πληροφορίες του Outlook, χρησιμοποιείτε μια ομάδα ρυθμίσεων που ονομάζεται υπηρεσία πληροφόρησης. Η ηλεκτρονική υπηρεσία Microsoft Network, οι προσωπικοί φάκελοι και ο Microsoft Exchange Server είναι μερικά παραδείγματα υπηρεσιών πληροφόρησης.
Εάν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε δυνατότητες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook, πρέπει να προσθέσετε την κατάλληλη υπηρεσία πληροφόρησης στο προφίλ χρήστη. Στον υπολογιστή όπου εργάζεστε, ενδέχεται να έχουν πρόσβαση περισσότεροι από ένας χρήστες. Στην περίπτωση αυτή, θα πρέπει στο πρόγραμμα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας να οριστούν προφίλ χρηστών.
1. Πηγαίνετε στο Start (Έναρξη) / Settings (Ρυθμίσεις ) / Control Panel (Πίνακας Ελέγχου) / Mail (Αλληλογραφία)
2. Στην καρτέλα Υπηρεσίες, πατήστε στο κουμπί Εμφάνιση των προφίλ.
3. Πατήστε στο κουμπί Προσθήκη και ακολουθήστε το οδηγό εγκατάστασης, ανάλογα με τις υπηρεσίες πληροφόρησης που θέλετε να εγκαταστήσετε. (Microsoft Exchange Server η Ηλεκτρονική Αλληλογραφία Internet). (Βλέπε Εικόνα 12)
Αλλαγή του τύπου της εγκατάστασης
Ακόμη και αν εγκαταστήσετε το Microsoft Outlook μπορείτε οποιαδήποτε στιγμή να αλλάξετε τον τύπο της εγκατάστασης. Η αλλαγή αυτή γίνεται μέσα από το Microsoft Outlook.
Αλλαγή εγκατάστασης από “Μόνο Internet” σε “Εταιρεία ή Ομάδα Εργασίας”
Προτού γίνει η αλλαγή του τύπου της εγκατάστασης, από “Μόνο Internet” σε “Εταιρία ή Ομάδα Εργασίας”, δεν μεταφέρονται αυτόματα οι πληροφορίες που υπάρχουν στον παλιό Internet Messaging Access Protocol (IMAP) λογαριασμό, στην νέα εγκατάσταση.
Για το λόγο αυτό, προτού γίνει η μετατροπή θα πρέπει να αντιγραφούν τα περιεχόμενα των IMAP φακέλων, σε έναν νέο προσωπικό φάκελο στον υπολογιστή σας. (Το πρωτόκολλο IMAP σας δίνει την δυνατότητα να αποθηκεύσετε τις πληροφορίες σας σε έναν server και δεν υποστηρίζεται από την εγκατάσταση τύπου «Εταιρία ή Ομάδα Εργασίας»).
Τα βήματα που ακολουθείτε είναι:
- Πηγαίνετε στο μενού “Εργαλεία”, και επιλέγετε “Αποστολή/ Παραλαβή”, ώστε να συνδεθείτε στον IMAP λογαριασμό σας. Με τον τρόπο αυτό κατεβάζετε τα μηνύματα σας τοπικά, στο υπολογιστή σας.
- Στο μενού Αρχείο, πατήστε Δημιουργία και στην συνέχεια Αρχείο προσωπικών φακέλων (.pst) .
- Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον νέο φάκελο, πατήστε Δημιουργία, και στη συνέχεια OK .
- Σε περίπτωση που δεν βλέπετε την λίστα των φακέλων, πηγαίνετε στο μενού Προβολή και πατήστε Λίστα Φακέλων .
- Κάνετε δεξί κλικ στον IMAP φάκελο και σύρτε τον στον νέο προσωπικό φάκελο. Αφού αφήσετε το ποντίκι, πατήστε στην εντολή Αντιγραφή
Με τον τρόπο αυτό, όλα τα περιεχόμενα των φακέλων στον IMAP server, βρίσκονται τώρα αποθηκευμένα τοπικά, σε έναν προσωπικό φάκελο.
Σε περίπτωση που παρουσιαστεί μήνυμα λάθους, το οποίο σας λέει ότι η αντιγραφή δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί, τότε το πιο πιθανό είναι να εργάζεστε χωρίς σύνδεση. Στο μενού Αρχείο, από-επιλέξτε την επιλογή Work Offline.
Στο σημείο αυτό , μπορείτε να προχωρήσετε στην αλλαγή της εγκατάστασης ως εξής:
1. Στο μενού Εργαλεία , πατάτε στο Επιλογές.
2. Στο παράθυρο “Επιλογές”, επιλέξτε την καρτέλα “Υπηρεσίες αλληλογραφίας” και πατήστε το κουμπί “Τροποποίηση παραμέτρων για την υποστήριξη αλληλογραφίας”.
3. Στο νέο παράθυρο που ανοίγει επιλέξτε “Μόνο Internet” (αν συνδέεστε από το σπίτι) και “Εταιρεία ή Ομάδα εργασίας” (αν συνδέεστε από το Πανεπιστήμιο). Και πατάτε το κουμπί “Επόμενο”.
Εικόνα 27
Στη συνέχεια εμφανίζεται ένα προειδοποιητικό μήνυμα, όπου επιβεβαιώνετε ότι θέλετε να ισχύσει η αλλαγή.
Τέλος, μπορεί να σας ζητηθεί από το πρόγραμμα να βάλετε στο CD-ROM, το Cd του Microsoft Office 2000. Εάν δεν το έχετε μπορείτε να πατήσετε στο κουμπί αναζήτηση και να ακολουθήσετε την διαδρομή: \\erato2.aegean.gr\Software\Microsoft Office
Σημείωση: Για να κάνετε το αντίστροφο, δηλ. να αλλάξετε την εγκατάσταση από “Εταιρεία ή Ομάδα Εργασίας” σε “Μόνο Internet”, ακολουθείτε την ίδια διαδικασία.
4. Δείτε τα Hotmail μηνύματα σας μέσα από το Outlook 2000
Το Outlook 2000, σε αντίθεση με το Outlook Express, δεν διαθέτει επιλογή για χρήση Hotmail λογαριασμών. Η λύση σε αυτό, είναι να δημιουργηθεί ένας φάκελος, στο οποίο μόλις πατήσει ο χρήστης θα συνδέεται με την web σελίδα της Hotmail. Η διαδικασία είναι:
Στο μενού “Προβολή”, πατήστε “Λίστα Φακέλων”.
Κάντε δεξί κλικ με το ποντίκι πάνω στο “Το Outlook σήμερα” και μετά επιλέξτε “Νέος Φάκελος”.
Εικόνα 31
Ονομάστε τον φάκελο Hotmail, και πατήστε OK. Τώρα η λίστα φακέλων σας θα πρέπει να περιλαμβάνει αντικείμενα του Hotmail.
Εικόνα 32
Στην Λίστα Φακέλων, κάνετε δεξί κλικ πάνω στον φάκελο Hotmail, και στη συνέχεια επιλέξτε “Ιδιότητες”.
Εικόνα 33
Στην καρτέλα “Κεντρική Σελίδα”, πληκτρολογήστε στο πεδίο διεύθυνση όπως φαίνεται στην παρακάτω οθόνη. Τέλος, επιλέξετε “Από Προεπιλογή, εμφάνιση της αρχικής σελίδας για αυτόν τον φάκελο” και πατήστε OK.
Εικόνα 34
Με τον τρόπο αυτό όποτε πατάτε πάνω στον φάκελο Hotmail, θα εμφανίζεται η σελίδα της Hotmail όπου θα σας ζητούνται τα στοιχεία σας για να συνδεθείτε με τον λογαριασμό σας (όπως φαίνεται στην οθόνη 36)
Εικόνα 35
5. Εισαγωγή μηνυμάτων και διευθύνσεων από άλλα προγράμματα αλληλογραφίας
5.1 Εισαγωγή από Outlook Express
Εάν εγκαταστήσετε το Outlook 2000 σε έναν υπολογιστή όπου προηγουμένως χρησιμοποιούσατε το Outlook Express, και θέλετε να εισάγετε τα μηνύματα και τις διευθύνσεις σας στο νέο πρόγραμμα αλληλογραφίας, τότε θα πρέπει να ακολουθήσετε μια διαδικασία.
Εάν έχετε εγκαταστήσει το Outlook 2000 με τον τύπο “Μόνο Internet” , τότε το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να ρυθμίσετε το βιβλίο διευθύνσεων του Outlook Express, έτσι ώστε να μοιράζεται όλους τους καταλόγους επαφών με το Outlook.
Εάν έχετε εγκαταστήσει το Outlook 2000 με τον τύπο “Εταιρεία ή Ομάδα Εργασίας ”, τότε η διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί είναι διαφορετική. Θα πρέπει να εισάγεται τις διευθύνσεις του στο Outlook. Ο τόπος με τον οποίο γίνεται αυτό είναι ο παρακάτω:
Πηγαίνετε στο μενού “Αρχείο” και επιλέξτε “Εισαγωγή και Εξαγωγή”.
Επιλέξτε “Εισαγωγή αλληλογραφία και διευθύνσεων Internet”, και πατήστε Επόμενο
Επιλέξτε το Outlook Express και επιλέξτε να εισαχθούν: η αλληλογραφία, το βιβλίο διευθύνσεων και οι κανόνες. Πατήστε Επόμενο.
Τέλος, πατήστε επιλέξτε την τοποθεσία όπου θα μπουν τα στοιχεία.
5.2 Εισαγωγή από Netscape Messenger
Ισχύει η προηγούμενη διαδικασία:
Πηγαίνετε στο μενού “Αρχείο” και επιλέξτε “Εισαγωγή και Εξαγωγή”.
Επιλέξτε “Εισαγωγή αλληλογραφία και διευθύνσεων Internet”, και πατήστε Επόμενο
Επιλέξτε το Netscape Messenger και επιλέξτε να εισαχθεί: η αλληλογραφία. Πατήστε Τέλος.
