Πανεπιστημίου Αιγαίου Υπηρεσία Πληροφορικής & Επικοινωνιών

Κανονισμός Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου

Δικαιούχοι

Η Υπηρεσία Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΥΠΕ) του Πανεπιστημίου Αιγαίου (ΠΑ) παρέχει στα μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας Ηλεκτρονικά Γραμματοκιβώτια (ΗΓ) για ανταλλαγή ηλεκτρονικής αλληλογραφίας.

Δικαιούχοι ΗΓ είναι όλοι οι κάτοχοι λογαριασμών πρόσβασης (όπως περιγράφονται στην παράγραφο 5.1).

Επιπλέον  ΗΓ δικαιούνται όλοι οι σύλλογοι και οι οργανωτικές επιτροπές του ΠΑ.

Δημιουργία Ηλεκτρονικού Γραμματοκιβωτίου

Η δημιουργία του ΗΓ γίνεται ταυτόχρονα με τη δημιουργία του λογαριασμού πρόσβασης του χρήστη από την ΥΠΕ και κοινοποιούνται στον χρήστη γραπτά η ηλεκτρονική διεύθυνση του γραμματοκιβωτίου του και όλες οι παράμετροι που χρειάζονται για τη χρήση της υπηρεσίας του Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου καθώς και όλοι οι δυνατοί τρόποι πρόσβασης στο ΗΓ (pop3, imap, web access). Σε περίπτωση που το ΗΓ αντιστοιχεί σε κάποιο σύλλογο ή επιτροπή τότε υπάρχει η δυνατότητα πρόσβασης στο ΗΓ από όλα τα μέλη της.

Ηλεκτρονική Διεύθυνση

Η ηλεκτρονική διεύθυνση του γραμματοκιβωτίου ακολουθεί την μορφή Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε. για τους Διοικητικούς Υπαλλήλους και το Διδακτικό Προσωπικό του ΠΑ και την μορφή Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε. για τους Προπτυχιακούς και Μεταπτυχιακούς Φοιτητές, τους Υποψήφιους διδάκτορες και τους Εξωτερικούς και Προσωρινούς χρήστες του ΠΑ. Το πρώτο τμήμα της ηλεκτρονικής διεύθυνσης (username) ακολουθεί συγκεκριμένους κανόνες ονοματολογίας (απόφαση του Πρυτανικού Συμβουλίου - συνεδρίαση με αριθμό 100/24.09.2001).

Ειδικότερα για τους Διοικητικούς Υπαλλήλους, το Διδακτικό Προσωπικό και τους Υποψήφιους Διδάκτορες δίνεται η δυνατότητα δημιουργίας και εναλλακτικής ηλεκτρονικής διεύθυνσης όσο αφορά μόνο το πρώτο κομμάτι αυτής.

Μέγεθος Ηλεκτρονικού Γραμματοκιβωτίου

Όλες τα ΗΓ ανάλογα με το δικαιούχο τους έχουν ένα μέγιστο επιτρεπόμενο μέγεθος. Συγκεκριμένα, όταν το μέγεθος του ΗΓ υπερβεί ένα συγκεκριμένο όριο (όριο απαγόρευσης αποστολής, Α) επιτρέπεται στο χρήστη η λήψη αλλά όχι η αποστολή νέων μηνυμάτων. Όταν το μέγεθος του ΗΓ υπερβεί ένα δεύτερο όριο (όριο απαγόρευσης λήψης Β, με Β>Α) τότε δεν επιτρέπεται ούτε η λήψη ούτε η αποστολή μηνυμάτων. Το σύστημα ενημερώνει αυτόματα το χρήστη όταν το μέγεθος του ΗΓ προσεγγίζει τα όρια. Ανάλογα με το δικαιούχο τα όρια αυτά είναι τα εξής (σε GB):

Ο χρήστης οφείλει να διαχειρίζεται σωστά το διαθέσιμο χώρο του ΗΓ του. Σε περίπτωση που επιθυμεί να κρατήσει αρχείο της ηλεκτρονικής του αλληλογραφίας, συνίσταται η αποθήκευση των μηνυμάτων στον file server (με τρόπο που θα του υποδείξει η ΥΠΕ).

Σε όλες τις κατηγορίες χρηστών δίνεται η δυνατότητα προσωρινής αύξησης των ορίων κατόπιν αίτησης προς της ΥΠΕ, για την εξυπηρέτηση εκτάκτων αναγκών (πχ αποστολή μεγάλου μεγέθους εργασίας). Στις περιπτώσεις αυτές το ποσοστό αύξησης του μεγέθους συμφωνείται κατά περίπτωση και ισχύει για προσυμφωνημένο και συγκεκριμένο χρονικό διάστημα.

Γίνεται σύσταση στους χρήστες για καλή διαχείριση των ΗΓ. Αυτό σημαίνει διαγραφή των μη απαραίτητων μηνυμάτων και συνημμένων, καθώς και αποφυγή άσκοπης χρήσης της υπηρεσίας (πχ συνεχή ανταλλαγή αρχείων ψυχαγωγικού τύπου, μαζική αποστολή και προώθηση κακόβουλων μηνυμάτων (mail spamming)).

 Αριθμός Παραληπτών

Έχει τεθεί γενικό όριο στον συνολικό αριθμό παραλπηπτών στην διάρκεια ενός 24ώρου στους 200 παραλήπτες για προστασία από mail spamming..  Αν υπάρχει ανάγκη για μεγαλύτερο αριθμό παραληπτών παρακαλούμε επικοινωνήστε με την ΥΠΕ.

Distribution Lists

Η κάθε ΗΘ είναι μέλος τουλάχιστον μιας Distribution List ανάλογα με την ιδιότητα του κατόχου της. Οι λίστες αυτές υπάρχουν μόνο για λόγους ενημέρωσης και η αποστολή μηνυμάτων σε αυτές γίνεται μόνο από εξουσιοδοτημένες διευθύνσεις ύστερα από συνεννόηση με την ΥΠΕ. Τέτοιες εξουσιοδοτημένες διευθύνσεις έχουν δοθεί στις γραμματείες, στους συλλόγους και σε όλες τις υπηρεσίες του ΠΑ. Η αποστολή μηνυμάτων από μη εξουσιοδοτημένη διεύθυνση στις παραπάνω λίστες δεν επιτρέπεται.

 Πέρα από τις γενικές DistributionLists για τις κατηγορίες των χρηστών του δικτύου υπάρχει η δυνατότητα δημιουργίας άλλων για την εξυπηρέτηση των εκπαιδευτικών και λειτουργικών αναγκών του ΠΑ. Η δημιουργία αυτών των λιστών γίνεται ύστερα από αίτηση στην ΥΠΕ της αρμόδιας υπηρεσίας του ΠΑ.

Διαγραφή Ηλεκτρονικού Γραμματοκιβωτίου

Οι κωδικοί πρόσβασης και το ηλεκτρονικό γραμματοκιβώτιο θα παραμένουν ενεργά μέχρι και την αποφοίτηση ή διαγραφή των κατόχων τους και συγκεκριμένα:

• Οι κωδικοί πρόσβασης και το ηλεκτρονικό γραμματοκιβώτιο διατηρούνται μέχρι και τρεις (3) μήνες μετά την ημερομηνία καθομολόγησης. Μετά την πάροδο των τριών (3) μηνών, τόσο οι κωδικοί πρόσβασης όσο και το ηλεκτρονικό γραμματοκιβώτιο διαγράφονται αυτόματα. Πριν την διαγραφή θα έχουν προηγηθεί τουλάχιστον δύο (2) σχετικές ενημερώσεις προς τον φοιτητή/φοιτήτρια, οι οποίες θα απέχουν χρονικά τουλάχιστον ένα (1) μήνα, συνοδευόμενες με σχετικές οδηγίες για μεταφορά των ηλεκτρονικών μηνυμάτων σε άλλη υπηρεσία παροχής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εκτός Ιδρύματος.

• Σε περίπτωση διαγραφής του φοιτητή ή της φοιτήτριας για οποιονδήποτε λόγο (π.χ. μετεγγραφή σε άλλο Ίδρυμα) οι κωδικοί πρόσβασης και το ηλεκτρονικό γραμματοκιβώτιο διαγράφονται αυτόματα 45 ημέρες μετά τη διαγραφή του φοιτητή ή της φοιτήτριας από το φοιτητολόγιο και μετά από μία (1) τουλάχιστον ειδοποίηση, ένα (1) μήνα πριν τη διαγραφή.

Ασφάλεια Ηλεκτρονικού Γραμματοκιβωτίου

Τα δεδομένα που υπάρχουν μέσα σε ένα ΗΓ θεωρούνται απόρρητα προσωπικά δεδομένα και διέπονται από τον νόμο περί ασφάλειας προσωπικών δεδομένων. Πρόσβαση σε ένα ΗΓ έχει μόνο ο κάτοχος της γραμματοκιβωτίου. Για λόγους ασφαλείας και εξασφάλιση της σωστή λειτουργίας της υπηρεσίας τους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γίνεται έλεγχος από το σύστημα για μεταφορά ιών από και προς τα ΗΓ. Επίσης για τους ίδιους λόγους γίνονται αντίγραφα ασφαλείας των περιεχομένων των ΗΓ σε τακτά χρονικά διαστήματα ώστε να είναι δυνατή η ανάκτηση πληροφοριών μετά από κάποια δυσλειτουργία ή βλάβη του εξοπλισμού. Η συχνότητα της δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας καθορίζεται από την ΥΠΕ ανάλογα με τον εκάστοτε διαθέσιμο εξοπλισμό.

Επιπλέον για να είναι δυνατή η αντιμετώπιση προβλημάτων που τυχόν να αντιμετωπίσει ο χρήστης είναι δυνατή η παροχή πρόσβασης σε ένα γραμματοκιβώτιο στον Διαχειριστή της Υπηρεσίας του Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου μόνο κατόπιν συνεννόησης με τον κάτοχο του γραμματοκιβωτίου.

Το ΠΑ και η ΥΠΕ δεν φέρει καμία ευθύνη για το περιεχόμενο οποιουδήποτε ΗΓ και για το περιεχόμενο των διακινουμένων μηνυμάτων μεταξύ των ΗΓ.