Οδηγίες δημιουργίας κανόνων στο MS Outlook 2007
Οδηγίες δημιουργίας και ενεργοποίησης κανόνων στο MS Outlook 2007
Για δημιουργία και ενεργοποίηση κανόνων μέσα από το Outlook (οι κανόνες αποθηκεύονται στον Διακομιστή) πηγαίνουμε στον κατάλογο Εισερχόμενα (Inbox) και στην συνέχεια πατάμε το κουμπί Οργάνωση. Αν δεν υπάρχει το συγκεκριμένο κουμπί μπορούμε να επιλέξουμε από το μενού Εργαλεία – Κανόνες και ειδοποιήσεις.
Στην συνέχεια επιλέγουμε Οδηγός κανόνων.
Στο επόμενο παράθυρο επιλέγουμε Δημιουργία κανόνα
Το επόμενο βήμα είναι να επιλέξουμε τον τύπο κανόνα που επιθυμούμε να φτιάξουμε. Σε περιπτώσεις που θέλουμε να αποφύγουμε μηνύματα με βάση κάποιο συγκεκριμένο περιεχόμενο (λέξεις σε κείμενο ή θέμα) θα πρέπει να επιλέξουμε την Μετακίνηση σε φάκελο των μηνυμάτων με συγκεκριμένες λέξεις στο θέμα και στην συνέχεια Επόμενο.
Στο επόμενο διαλογικό παράθυρο επιλέγουμε αρχικά τα σημεία του μηνύματος στα οποία αρκεί να εμφανίζεται το κείμενο που αναζητούμε για να ενεργοποιηθεί ο κανόνας (π.χ. στο θέμα, στο κυρίως κείμενο, στη διεύθυνση αποστολέα κτλ). Αυτό γίνεται επιλέγοντας τα αντίστοιχα τετράγωνα στο επάνω μέρος του διαλογικού παραθύρου. Στο κάτω μέρος κάνοντας κλικ πάνω στο κείμενο συγκεκριμένες λέξεις δίνουμε τις λέξεις για τις οποίες θέλουμε να ενεργοποιείται ο κανόνας.
Κάνοντας κλικ στο συγκεκριμένες λέξεις της προηγούμενης εικόνας μπορείτε να επιλέξετε διάφορες φράσεις οι οποίες ελέγχονται διαζευκτικά. Για κάθε φράση που γράφετε στο πεδίο εισαγωγής κειμένου πάνω αριστερά θα πρέπει να πατάτε το κουμπί προσθήκη για να προστεθεί στην λίστα αναζήτησης, όπως στην εικόνα παρακάτω.
Πατώντας Επόμενο μεταφέρεστε σε μία παρόμοια με την προηγούμενη οθόνη όπου μπορείτε να επιλέξετε τις ενέργειες που θα πραγματοποιούνται όταν ένα μήνυμα ταιριάζει με τον κανόνα. Στην παρακάτω εικόνα για παράδειγμα έχει επιλεγεί στο επάνω μέρος του παραθύρου η μετακίνηση του μηνύματος σε κάποιο φάκελο. Στο συγκεκριμένο παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε το φάκελο στον οποίο θα μετακινηθεί το μήνυμα κάνοντας κλικ στο όνομα φακέλου στο κάτω μέρος του παραθύρου.
Παρακάτω μας δίνεται η δυνατότητα να δηλώσουμε περιπτώσεις εξαίρεσης του κανόνα που φτιάξαμε.
Στο τέλος ορίζουμε ένα όνομα για τον κανόνα που δημιουργήσαμε και επιλέγουμε Τέλος. Αν επιλέξετε την "Άμεση εφαρμογή του κανόνα σε μηνύματα του φακέλου...", ο κανόνας θα εφαρμοστεί και σε μηνύματα που έχετε πάρει στο παρελθόν. Αλλιώς θα ισχύει για όσα λάβετε στο μέλλον.
Για έλεγχο του κανόνα μπορείτε να κάνετε προώθηση ένα από τα μηνύματα για τα οποία θα έπρεπε να ισχύει ο κανόνας προς το email σας για να διαπιστώσετε ότι λειτουργεί κανονικά.
Θα πρέπει να γίνεται τακτικά έλεγχος και οριστική διαγραφή των emails που βρίσκονται στο φάκελο ‘Διαγραμμένα’ ή ‘Deleted Items’ και να γίνεται εκκαθάριση των απεσταλμένων emails που δεν χρειάζονται και αποθηκεύονται αυτόματα στον φάκελο ‘Απεσταλμένα’ ή ‘Sent Items’, ώστε να γίνεται εξοικονόμηση αποθηκευτικού χώρου καθώς επίσης και για λόγους ταχύτητας.
