Οδηγίες δημιουργίας και ενεργοποίησης Κανόνων στο MS Outlook 2000

 ΑΙΓΑΙΟ-ΝΕΤ

Για Ενεργοποίηση Δημιουργία κανόνων μέσα από το Outlook (οι κανόνες αποθηκεύονται στον Διακομιστή) πηγαίνουμε στον κατάλογο Εισερχόμενα (Inbox) και στην συνέχεια πατάμε το κουμπί Οργάνωση. Αν δεν υπάρχει το συγκεκριμένο κουμπί μπορούμε να επιλέξουμε από το μενού Εργαλεία – Οδηγός κανόνων

image002

Στην συνέχεια επιλέγουμε Οδηγός κανόνων:

Στο επόμενο παράθυρο επιλέγουμε Δημιουργία.

Στην συνέχεια μας δίνεται η δυνατότητα να επιλέξουμε τον τύπο κανόνα που επιθυμούμε να φτιάξουμε. Σε περιπτώσεις που θέλουμε να αποφύγουμε μηνύματα με βάση κάποιο συγκεκριμένο περιεχόμενο (λέξεις σε κείμενο ή θέμα) θα πρέπει να επιλέξουμε π.χ. την μετακίνηση με βάση το περιεχόμενο και στην συνέχεια Επόμενο.

Στο παράθυρο που ακολουθεί επιλέγουμε πρώτα το συγκεκριμένες λέξεις για να ορίσουμε τις λέξεις που περιέχουν τα emails που θέλουμε να μετακινήσουμε και στην συνέχεια το όνομα φακέλου προς τον οποίο θα γίνει η μετακίνηση (π.χ. deleted items)

 Στην συνέχεια προσθέτουμε αν επιθυμούμε και άλλες συνθήκες που μπορεί να χρειάζεται να ελεγχθούν και μετά το επόμενο.

Στο επόμενο παράθυρο μπορούμε να επιλέξουμε αν θέλουμε κάποια εναλλακτική ενέργεια για τα συγκεκριμένα μηνύματα ή και την οριστική διαγραφή των μηνυμάτων αν είμαστε σίγουροι ότι όσα μηνύματα περιέχουν τις συγκεκριμένες λέξεις είναι ανεπιθύμητα. Στην συνέχεια επιλέγουμε Επόμενο.

Παρακάτω μας δίνεται η δυνατότητα να δηλώσουμε περιπτώσεις εξαίρεσης του κανόνα που φτιάξαμε. Στην συνέχεια πατάμε Επόμενο.

Στο τέλος ορίζουμε ένα όνομα για τον κανόνα που δημιουργήσαμε και επιλέγουμε Τέλος.

Εικόνα 10

Για έλεγχο του κανόνα μπορείτε να κάνετε προώθηση ένα από τα μηνύματα για τα οποία θα έπρεπε να ισχύει ο κανόνας προς το email σας για να διαπιστώσετε ότι λειτουργεί κανονικά.

Θα πρέπει να γίνεται τακτικά έλεγχος και οριστική διαγραφή των emails που βρίσκονται στο φάκελο ‘Διαγραμμένα’ ή ‘Deleted Items και να  γίνεται εκκαθάριση των απεσταλμένων emails που δεν χρειάζονται και αποθηκεύονται αυτόματα στον φάκελο ‘Απεσταλμένα’ ή  ‘Sent Items’, ώστε να γίνεται εξοικονόμηση αποθηκευτικού χώρου καθώς επίσης και για λόγους ταχύτητας.